About us
Ben jij de gestructureerde organisator? Kun jij onze afdeling helpen om overzicht te bewaren in de hectiek van elke dag? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Reageer vandaag en wij laten je zien waar we de hulp bij kunnen gebruiken. Bij Damen Workboats is ons doel om op de meest effectieve en efficiënte manier een portfolio van sleepboten, baggerschepen of werkboten te ontwikkelen, ontwerpen en bouwen, voornamelijk gebaseerd op serieproductie van (smart-customized) standaardontwerpen. Damen Workboats biedt een reeks innovatieve, gestandaardiseerde en slim op maat gemaakte ontwerpen, die voldoen aan de huidige en zich ontwikkelende markteisen, met een optimale combinatie van kwaliteit, service, prijs en levertijd, waardoor optimale oplossingen voor onze klanten worden geboden
The role
Ben jij een gedreven en georganiseerde professional die het leuk vindt om een essentiële rol te spelen in een dynamisch engineeringteam? Heb je uitstekende communicatieve vaardigheden en kun je goed omgaan met verantwoordelijkheden?
Dan hebben we bij Damen Workboats de perfecte positie voor jou!
Als secretaresse ben je samen met de andere secretaresse verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële activiteiten binnen Workboats, met focus op de werkzaamheden voor ons dynamische engineering team. Je bent hierbij het aanspreekpunt van alle engineering collega’s in zowel Nederland als het buitenland. Je bent de spil die ervoor zorgt dat alles gestroomlijnd verloopt en dat het team optimaal wordt ondersteund. Daarnaast ondersteun je de manager Engineering met agendabeheer en alle overige benodigde werkzaamheden. Je taken omvatten onder andere:
Key accountabilities
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post, inclusief e-mails;
• Bijhouden en plannen van de agenda's van de Manager Engineering en de 7 teamcaptains;
• Plannen van vergaderingen en afspraken;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• Actief notuleren tijdens vergaderingen;
• Bijhouden van actielijsten en opvolging van actiepunten;
• Beheren van kantoorbenodigdheden en het bestellen van werkkleding;
• Invoeren van declaraties, inclusief Visa, living allowance en privékosten;
• Opstellen van facturen en bijbehorende Purchase Orders;
• Beheren van facturatieprocessen en afhandeling;
• Organiseren van reizen voor bezoeken aan werven, inclusief vluchten, accommodatie en visa;
• Ondersteunen bij onboarding en offboarding van personeel en studenten, inclusief formulieren en introducties;
• Coördineren van faciliteiten voor externe medewerkers;
• Beheren, archiveren en opschonen van documenten en archieven;
• Fungeren als aanspreekpunt voor archiefverzoeken van andere afdelingen;
• Organiseren van bijeenkomsten, afdelingsuitje, verjaardagstraktaties, geboortecadeaus enafscheidscadeaus;
• Aannemen van doorgeschakelde telefoongesprekken van de Engineeringsgroep;
• Beheren van projectruimtes en vergaderzalen;
• Coördineren van ICT- en facilitaire verzoeken en opvolging;
• Ondersteuning bij het plannen en documenteren van prestatiebeoordelingen en doelen;
• Onderhouden van Sharepoint-pagina's voor verschillende projecten en teams;
• Assisteren bij Document Control en KPI-ondersteuning;
• Ondersteunen bij verhuizingen van werkplekken of teams;
• Assisteren bij diverse andere taken binnen Engineering Support.
Skills & experience
• Voldoende ervaring (5-10 jaar) in een soortgelijke functie
• Fulltime beschikbaar
• Goede communicatieve en contactuele vaardigheden (Nederlands/Engels)
• Proactieve houding, dus je kunt zelfstandig schakelen en beslissingen maken
• Internationaal ingesteld
• Ervaring in werken met MobileXpense, IFS, Microsoft Office software (zoals SharePoint en MS Project), Airgo, Visio en Indesign
• Positieve “kan niet bestaat niet” mentaliteit en houding (bereid om een extra stap te zetten)
• Een nuchtere teamplayer, die zich als een vis in het water voelt in een hectische omgeving
• Stressbestendig, probleemoplossend, assertief, flexibel, nauwkeurig en integer
• Snel op veranderende situaties kunnen inspelen
• Tot slot kan humor bij ons ook geen kwaad.
What we offer
We willen ervoor zorgen dat je een gelukkige collega bent, dus we zullen je ondersteunen om jezelf te ontwikkelen in deze functie. We zijn een groeiende organisatie waar innovatie de drijvende kracht is. Ondernemerschap zit in ons DNA, en dat is waarom we blijven groeien en innoveren en volop kansen bieden.
Het enige wat je hoeft te doen, is ze grijpen. Wij bieden jou:
• Persoonlijke begeleiding, vrijheid, gevarieerd werk en een werkomgeving waar jouw mening telt;
• Een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket afgestemd op jouw ervaring en opleidingsniveau;
• Een dynamische internationale werkomgeving gericht op technologie en innovatie;
• Een open, informele, no-nonsense cultuur met korte communicatielijnen;
• Een actieve sociale omgeving op het gebied van bedrijfscultuur, evenementen en sport